Jakie narzędzia i techniki moderacyjne są dziś absolutnym must-have w prowadzeniu warsztatów?
Z moich pierwszych doświadczeń wynika, że kluczowe są proste zadania, najlepiej pokazane na krótkim przykładzie, i bieżąca synteza wniosków (np. top 5 pomysłów na tablicy, złote zasady). Bardzo pomagają też narzędzia wizualne – Figma, Miro, mapy myśli – oraz dodatkowe inspiracje.
Dobrym uzupełnieniem wiedzy o projektowaniu i prowadzeniu szkoleń jest również książka „Trener w rolach głównych. Podręcznik pracy trenera” autorstwa Justyny Matras i Rafała Żaka.
Jak reagować, gdy klient podważa metodologię lub chce zmienić cel spotkania w trakcie?
Gdy klient podważa metodologię lub chce zmienić cel spotkania, warto najpierw uznać jego perspektywę i dopytać, z czego wynika ta potrzeba. Następnie wrócić do ustalonego celu warsztatu i zaproponować albo krótkie dopasowanie w ramach istniejącej agendy, albo zapisanie nowego wątku do omówienia w późniejszym czasie.
Jak radzić sobie z dominującą osobą, która przejmuje narrację lub blokuje innych?
Najlepiej działa mocna aktywizacja pozostałych osób w grupie z podkreśleniem, że każdy ma dzisiaj swój głos. W praktyce często pomaga też praca w mniejszych zespołach lub szybkie rundki wypowiedzi. Dzięki temu energia się wyrównuje.
Jak wracać do głównego wątku, gdy grupa odpływa w tematy poboczne — nie zniechęcając jej?
Dygresje są naturalne, ale trzeba pilnować kierunku. Można stworzyć osobny flipchart „parking”, na który uczestnik zapisze poruszony wątek wraz z ewentualnym kolejnym krokiem – np. powrotem do tematu z analizą po stronie klienta lub agencji. Po tym uprzejmie zdyscyplinować dyskusję i przypomnieć grupie o głównym celu warsztatów.
Jak aktywizować cichych uczestników i równoważyć różne typy osobowości w grupie?
Ważne, aby dać sobie chwilę na „wyczucie” grupy. Temu służą zwykle proste, zapoznawcze aktywności zwane icebreakerami, np. wspólne zdjęcie lub krótka gra. Później, już w trakcie warsztatów, należy stale obserwować i próbować aktywizować cichszych uczestników, np. zwracając się bezpośrednio do nich.
Jak podtrzymywać uwagę i energię w trakcie dłuższego warsztatu?
Pomaga podział warsztatów na bloki tematyczne i realizacja zadań przy stałym nadzorze i zaangażowaniu prowadzącego – krążenie między grupami, włączanie się w dyskusje, pomoc. Przy czym ważne jest, aby przeplatać bloki inspiracyjne i twórcze – pięć zadań kreatywnych pod rząd potrafi zmęczyć nawet najbardziej aktywne, pomysłowe osoby. A do tego odpowiednia ilość przerw pomiędzy, średnio co 1,5-2 h pracy.
Jak być wartościowym uczestnikiem warsztatu i wspierać jego przebieg?
Najważniejsze to być aktywnym: dzielić się swoimi spostrzeżeniami, pomagać w porządkowaniu myśli grupy i rozwijać pomysły innych, zamiast tylko je oceniać. Oraz wzajemny szacunek i świadomość, że warsztaty są projektem zespołowym – czasem trzeba schować własne ego do kieszeni i zaakceptować, że nasz pomysł nie musi być jedynym ani najlepszym.
Jak wyciągać wnioski z nieudanego warsztatu?
Na początek warto sprawdzić, czy nieudany warsztat jest faktem, czy raczej naszym lub klienta wrażeniem po spotkaniu. Pomaga w tym krótka ankieta feedbackowa wysłana zaraz po warsztatach – dzięki niej można zebrać konkretne obserwacje i wskazówki do poprawy przy kolejnych spotkaniach. Dobrze jest też pracować nad jedną rzeczą naraz, np. nad sposobem moderacji, lepszym opanowaniem technik i frameworków albo głębszym przygotowaniem się z biznesu klienta.
Jeśli w warsztatach bierze udział kilka osób ze strony agencji, można wcześniej zrobić krótkie spotkanie rozgrzewkowe, podczas którego poznają one flow warsztatów i będą mogły wesprzeć moderatora w prostej organizacji ćwiczeń lub zwrócić uwagę na potencjalnie kryzysowy wątek.
Jaki jest najtrudniejszy etap pracy z młodzieżą?
Z mojego doświadczenia najtrudniejszy jest początek – przełamanie pierwszej blokady i zbudowanie komfortu w grupie. Młodzi uczestnicy często potrzebują chwili, żeby zobaczyć, że mają bezpieczną przestrzeń do wypowiedzi. Gdy to się uda, energia potrafi bardzo szybko wzrosnąć.
Pomaga w tym także dobra aktywizacja uczestników oraz jasny kontrakt na początku spotkania, np. dotyczący niewykorzystywania telefonów czy innych urządzeń elektronicznych – o ile scenariusz warsztatu na to pozwala.
Jak radzić sobie ze stresem, drżącym głosem i zgubieniem wątku podczas wystąpienia?
Tuż przed wystąpieniem pomaga prosta technika oddechowa 4-7-8: krótki wdech nosem, przytrzymanie i dłuższy wydech ustami. Dobrze to powtórzyć kilka razy. A jeśli w trakcie wystąpienia zniknie wątek, warto zrobić krótką pauzę – chwila ciszy często działa na korzyść mówiącego i pozwala spokojnie wrócić do myśli.
Wystąpienie zawsze lepiej przećwiczyć wcześniej. Jeśli wiemy, że takie sytuacje są dla nas stresujące, należy spisać główne myśli lub nawet cały skrypt i kilka razy powiedzieć go na głos. W dniu wystąpienia dobrze spróbować opowiedzieć wszystko już swobodniej, wspierając się jedynie krótkimi notatkami, a na początku można nawet szczerze powiedzieć, że wystąpienie jest dla nas wyzwaniem – taka otwartość często rozładowuje napięcie i buduje życzliwą atmosferę.
____________________
Strategic Planner, GoldenSubmarine (GoldenDeck), Liderka IAB Point of Youth
Z dyplomu sinolożka, z zamiłowania do wyzwań strateżka. Na co dzień zajmuje się opracowywaniem bazy pod kampanie oraz eksploracją najnowszych trendów w komunikacji – ze szczególnym zamiłowaniem do kategorii beauty! Posiadaczka certyfikatu DIMAQ Professional, potwierdzającego zaawansowaną wiedzę marketingową. Wielokrotna prelegentka na wydarzeniach branżowych, m.in. DIMAQ Day 2024. Liderka Grupy Młodych – IAB Point of Youth.